Cara Mudah Mengelola Email Penting di Gmail dengan Efektif

bogorplus.id – Banyaknya pesan yang masuk setiap hari di Gmail seringkali membuat email yang benar-benar penting terabaikan dan terlupakan. Terutama jika email tersebut memiliki sifat mendesak dan memerlukan respons segera, hal ini bisa menjadi masalah di masa depan. Oleh karena itu, sangat penting untuk memiliki cara yang efektif dalam mengelola email agar pesan-pesan penting tetap terlihat di antara ratusan bahkan ribuan pesan lainnya.

Namun, jangan khawatir karena Gmail memiliki beberapa fitur yang dapat kamu gunakan untuk memudahkan akses ke email yang penting. Dengan sedikit pengaturan, kamu bisa memastikan email yang benar-benar penting selalu mudah diakses dan tidak akan terlewatkan. Untuk penjelasan yang lebih mendetail, mari kita lihat penjelasan berikut ini!

1. Tandai sebagai email bintang

Salah satu cara termudah untuk menandai email penting adalah dengan menandainya sebagai email bintang. Jika ada email yang kamu anggap signifikan, kamu dapat segera memberikan tanda bintang agar mudah dilacak kembali saat diperlukan. Selain itu, tanda ini juga berfungsi sebagai pembeda yang memudahkan dalam memilah email yang akan dihapus nantinya. Dengan cara ini, kamu tidak perlu khawatir email penting akan terhapus.

Untuk memberi tanda dan mengakses email bintang, kamu dapat mengikuti langkah-langkah berikut:

• Klik ikon bintang di sebelah kiri untuk menandai email sebagai bintang.
• Klik pada folder “Berbintang” untuk melihat kembali email yang telah kamu tandai dengan bintang.

2. Buat label untuk mengelompokkan email

Selain menggunakan folder “Berbintang”, kamu juga bisa membuat folder dengan label khusus sesuai keinginan. Dengan label ini, kamu dapat mengelompokkan email berdasarkan kategori tertentu yang kamu butuhkan. Dengan cara ini, kamu tidak perlu kesulitan lagi mengakses berbagai jenis email yang tercampur.

Berikut ini adalah langkah-langkah untuk membuat dan menggunakan label email:

• Klik tombol “+” di sebelah kanan tulisan “Label” untuk membuat kategori label baru.
• Dalam kotak dialog yang muncul, masukkan nama label baru yang ingin kamu buat.
• Klik “Buat” untuk membuat folder label baru.
• Untuk menambahkan email ke dalam folder label yang baru saja dibuat, kamu bisa mengklik kanan, memilih “Beri label”, dan mencentang nama folder label yang ingin kamu gunakan.
• Untuk mengakses kembali email yang telah kamu beri label, kamu cukup mengklik folder label di bagian kiri tampilan halaman Gmail.

3. Ubah pengaturan jenis kotak masuk

Di Gmail, kamu bisa menyesuaikan jenis kotak masuk agar lebih sesuai dengan kebutuhanmu. Salah satu cara yang bisa dilakukan adalah dengan mengubah pengaturan kotak masuk ke dalam jenis “Kotak Prioritas”. Dengan cara ini, tampilan email di kotak masuk akan dipisah berdasarkan tingkat kepentingan, mulai dari yang paling penting hingga yang kurang penting. Dengan begitu, email yang penting akan muncul di bagian atas sehingga mudah diakses.

Berikut langkah-langkah yang bisa kamu lakukan untuk mengubah tampilan kotak masuk menjadi “Kotak Prioritas”:

• Masuk ke pengaturan Gmail, kemudian klik “Lihat semua setelan”.
• Klik bagian pengaturan “Kotak Masuk” untuk mengubah tipe tampilan kotak masuk di Gmail.
• Pada kolom “Jenis kotak masuk”, pilih “Kotak Prioritas”.
• Gulir halaman ini hingga ke bagian bawah, kemudian klik “Simpan Perubahan”. Secara otomatis, tampilan kotak masuk Gmail Anda akan diperbarui untuk mengikuti urutan prioritas yang telah ditentukan.

4. Gunakan fitur Snooze untuk mengingatkan kembali email

Apakah Anda pernah menerima email yang penting tetapi tidak dapat membalasnya segera? Tenang saja, Gmail memiliki fitur yang dapat membantu mengatasi masalah ini! Fitur tersebut bernama Snooze, yang memungkinkan Anda untuk menunda email yang masuk dan menampilkannya kembali di waktu yang lebih tepat. Dengan cara ini, Anda dapat menunda email yang diterima hingga saat yang Anda anggap lebih sesuai untuk menanggapinya.

Untuk menggunakan fitur Snooze, ikuti langkah-langkah ini:

• Arahkan kursor ke sisi kanan email yang ingin Anda tampilkan kembali nanti.
• Klik ikon jam, lalu pilih waktu kapan email tersebut akan muncul sesuai dengan keinginan Anda. Anda dapat memilih opsi “Hari ini”, “Besok”, “Akhir pekan ini”, “Minggu depan”, atau pilih tanggal tertentu.
• Email yang ditunda tadi akan muncul kembali sesuai waktu yang telah Anda tentukan.

5. Buat filter untuk pengirim yang penting

Mengelola email menjadi lebih praktis dengan menggunakan fitur Filter di Gmail. Setelah Anda membuat filter, email dari pengirim tertentu akan secara otomatis masuk ke dalam map, seperti “Penting”. Dengan cara ini, Anda tidak perlu repot mencari email yang penting di antara banyaknya pesan lainnya, sehingga sangat cocok untuk mengatur email dari atasan, klien atau pengirim penting lainnya yang memerlukan perhatian khusus.

Berikut adalah cara untuk membuat filter email dari pengirim penting:

• Masuk ke bagian pengaturan Gmail, lalu pilih “Lihat semua setelan”.
• Pada bagian pengaturan “Filter dan Alamat yang Diblokir”, klik “Buat filter baru”, dan akan muncul jendela percakapan.
• Isi kolom “Dari” dengan alamat email pengirim yang Anda anggap penting.
• Klik “Buat filter”, lalu centang pilihan “Selalu tandai sebagai penting”.
• Untuk melihat email yang telah Anda filter, buka folder “Penting” yang terletak di sebelah kiri halaman Gmail.

Lima cara yang telah disebutkan di atas dapat Anda manfaatkan untuk mengelola email penting di Kotak Masuk Gmail Anda. Dengan langkah-langkah ini, Anda tidak perlu khawatir tentang email penting yang terjebak di antara ratusan pesan lainnya. Selain itu, pengelolaan email di Gmail Anda menjadi lebih teratur, sehingga Anda akan lebih mudah mengakses berbagai kategori pesan tanpa tercampur.